In diesem Text finden Sie Hinweise für die Digitalisierung von Karteien, die als Nachweissysteme universitärer Sammlungen genutzt werden. Beschrieben wird ein effizienter Arbeitsablauf mit Fokus auf das Anfertigen von Scans der Karten.
1.) Vorteile
Die Digitalisierung von Karteien ist ein altes und bewährtes Vorgehen, das die Nutzungsmöglichkeiten des Nachweissystems potenziert.
Eine Basisdigitalisierung mittels Scannen der Karten ermöglicht:
- eine beschleunigte Suche und vereinfachte Nutzung,
- den ortsunabhängigen Gebrauch,
- das einfache Kopieren und Versenden von Inhalten,
- die Schonung und Sicherung des Bestands.
2.) Planung
Zu Beginn sollte eine detaillierte Planung erfolgen. Aufgrund der Vielzahl zu beachtender Faktoren ist diese Phase entscheidend.
Am Anfang steht die Abwägung, ob eine Digitalisierung der richtige Schritt ist und zu welchem Zweck sie durchgeführt wird. Dazu gehört die Frage nach dem Wert und der Aktualität der Kartei. Etwa: Wird sie intern häufig genutzt oder ist eine hohe externe Nachfrage zu erwarten? Wäre das Angebot einmalig oder besteht bereits etwas Ähnliches? Auch ist zu überlegen, ob die geplante Nutzung ausschließlich intern erfolgen soll oder ob die Ergebnisse Dritten zur Verfügung gestellt werden – etwa als Online-Publikation der Digitalisate.
Steigen Qualität und Quantität der vorgesehenen Nutzung, kann dies höheren Aufwand rechtfertigen. Gleichzeitig sind gerade bei einer Veröffentlichung vorab Rechtsfragen zu beachten. Denn: Auch die Nutzung von Karteikarten kann rechtlich begrenzt sein. Beispielsweise können angefügte Fotos urheberrechtlich geschützt sein oder personenbezogene Informationen dem Datenschutz unterliegen oder anderweitig Persönlichkeitsrechte berühren – etwa bei medizinischen Karteikarten.
Rechtliche und ethische Erwägungen können dazu führen, das geplante Angebot einzuschränken. Beispielsweise kann der vollständige Zugriff an das Vorhandensein eines Nutzerkontos und eine entsprechende Freigabe gebunden werden.
Auch jenseits dessen sollte ein öffentliches Angebot möglichst früh konkret geplant werden: Wo werden die Digitalisate angeboten? Wird ein Herunterladen der Dateien gestattet? Wie werden die Nachhaltigkeit und Belastbarkeit des Angebots infrastrukturell und ggf. personell gewährleistet? Wer ist zuständig im Fall von Serverproblemen und Ähnlichem?
Wo eine analoge Kartei häufiger Nutzung oder nicht-archivgerechter Lagerung ausgesetzt ist, kann ein zusätzliches oder alternatives Ziel ihre Schonung sein sowie die Sicherung ihrer Inhalte.
In jedem Fall müssen die Ziele bereits bei ihrer Festlegung mit der Ausgangslage und den verfügbaren Mitteln in Einklang gebracht werden. Letztere Aspekte umfassen den Zustand der Kartei, die Quantität der zu digitalisierenden Karten und Register sowie die benötigten finanziellen, technischen und personellen Ressourcen.
Bestehen nach der Kalkulation Lücken, müssen die Ziele angepasst oder Partner geworben werden. Letztere können etwaige Differenzen ausgleichen, indem sie Expertise, Geräte oder Drittmittel zur Verfügung stellen.
Für die Kalkulation des Aufwands ist zunächst der Umfang der Kartei zu ermitteln. Dafür können Stichproben und Hochrechnungen genutzt werden – etwa durch das Ausmessen, auf wie vielen Metern die Karten des Systems aufgereiht sind und das Zählen, wie viele Karten auf einer bestimmten Anzahl von Zentimetern stehen. Letzteres sollte an unterschiedlichen Stellen geschehen, da sowohl die Materialstärke der Karten selbst als auch die Dichte ihrer Aufreihung häufig variieren. Je mehr Proben genommen werden, um so belastbarer wird das errechnete Ergebnis sein.
Selbst in Fällen, in welchen man letztlich auf eine erwogene Digitalisierung verzichtet, ist eine systematische Auseinandersetzung mit einer Kartei in vielen Fällen lohnend, da man sich Klarheit verschafft über die bisherige und gewünschte Nutzung sowie über Limitierungen, Wert und Umfang des Materials.
3.) Durchführung
Nach Abschluss der Planung kann die wichtige Frage geklärt werden, wer die Scans der Karten anfertigt.
Für die Digitalisierung durch einen externen Dienstleister sprechen gegebenenfalls folgende Kriterien: ausreichende finanzielle Mittel; eine umfangreiche Kartei; ein komplexer Scanauftrag (etwa Vorder- und Rückseiten); sowie hohe Anforderungen an die Qualität der Scans.
Hingegen kann eigenhändiges Scannen ratsam sein, wenn die nötigen Geräte und personellen Ressourcen vorhanden sind, wenn der Aufwand einer Ausschreibung vermieden werden soll, und/oder wenn die Kartei nicht transportiert und in fremde Hände gegeben werden soll – etwa aufgrund besonders sensibler Daten.
In beiden Fällen sollte man sich im Vorfeld Klarheit darüber verschaffen, ob und gegebenenfalls durch wen vor der Anfertigung der Scans eine Reinigung der Kartei durchgeführt werden soll und wie sichergestellt wird, dass die Ordnung der Kartei gewahrt bleibt.
Zudem sind häufig Maßnahmen zur physischen Vorbereitung der Kartei nötig. Beispielsweise sollten gegebenenfalls sämtliche Metallelemente entfernt werden, da Büroklammern, Tackernadeln & Co. den Scanvorgang behindern, die eingesetzten Geräte zerstören und langfristig durch Rost die Kartei schädigen können. Wo sie zum Verbinden mehrerer Karten eingesetzt wurden, stellen Umschläge aus Pergaminpapier eine archivgerechte Alternative dar.
Unabhängig vom Verfahren hat es sich als ratsam erwiesen, möglichst alle Teile einer Kartei zu scannen. Dies betrifft etwa mögliche Sonderfälle – etwa Karten mit aufgeklebten A4-Blättern oder Fotografien, die nicht gescannt werden können. Sie sollten durch eindeutig beschriftete Platzhalter ersetzt werden, die ebenfalls zu scannen sind. Auch die Register als Teil einer vollständig fortlaufenden Folge vorliegen zu haben, kann bei der Arbeit mit den Digitalisaten viel Zeit sparen. Andernfalls muss eine spätere Gliederung der digitalen Karten im mühsamen Abgleich mit dem analogen Apparat erfolgen. Überhaupt ist die verlässliche Zuordnung der Scans zu den physischen Karten von zentraler Bedeutung für den Erfolg des Projekts.
Dafür, oder falls der exakte Erhalt der bestehenden analogen Ordnung entscheidend ist, kann erwogen werden, die Kartei vor ihrer Digitalisierung fortlaufend zu nummerieren. Bei umfangreichen Karteien ist dies jedoch mit enormem Aufwand verbunden. Zudem können auch beim Nummerieren selbst Fehler geschehen. Bei umfangreichen Karteien sollte dieser Schritt daher gründlich abgewogen werden.
Sollte die Entscheidung dennoch darauf fallen, sollte die Nummer stets an der gleichen Stelle angebracht werden. Die Wahl der Rückseite würde dabei die sichtbare Veränderung der Kartei reduzieren. Werden ausschließlich die Vorderseite gescannt und ist eine sichtbare Nummerierung unproblematisch, sollte dennoch die Vorderseite gewählt werden. So würden die fortlaufenden Nummern im Anschluss mitgescannt werden, was die Zuordnung von Digitalisaten und Karten im Nachgang stark erleichtert. In jedem Fall sollten die Ziffern am oberen Kartenrand aufgetragen werden, um beim analogen Blättern einfach zu sehen sein.
Im Falle des händischen Nummerierens hat sich ferner ein Vorgehen in Fünfer-Schritten bewährt. Dabei werden zunächst je fünf aufeinander folgende Karten aufgefächert nebeneinandergelegt, wobei gründlich darauf zu achten ist, dass keine Karte übersehen wird. Im nächsten Schritt werden die Karten mittels eines weichen Bleistifts mit den entsprechenden Ziffern versehen. Diese Methode reduziert Zählfehler, da sie regelmäßige Zahlensequenzen festlegt. Alternativ kann ein automatisch fortlaufend zählender Stempel genutzt werden, ein sogenannter Paginierstempel, sofern keine konservatorischen Gründe dagegensprechen.
3.1) Scannen durch einen Dienstleister
Sollen die Scans von einem Dienstleister angefertigt werden, sind im Fall einer Kartei insbesondere folgende Punkte in der Ausschreibung zu nennen:
- eine Beschreibung des Karteiapparats (Schrank, Schubladen usw.) und seines konservatorischen Zustands;
- die (geschätzte) Anzahl von Karteikarten sowie eine Beschreibung von deren Farbe, Beschaffenheit, Beschriftung und Größe oder Größen-Spektrum;
- exakte Angaben zu Format, Auflösung, Farbtiefe und Kontrast, wie sie für die Scans gefordert werden, sowie die gewünschte Nummerierung und Ordnung der digitalen Abbilder;
- ob Vorder- und/oder Rückseiten der Karten zu scannen sind und, falls beide Seiten gewünscht werden, ob die Ausstattung des Anbieters und die Beschaffenheit der Kartei ein Verfahren per Einzug zulassen;
- ob Besonderheiten bestehen, insbesondere solche, die den Scan-Prozess verändern können – beispielsweise physisch miteinander verbundene Karten, Risse und Löcher oder aufgeklebte und angefügte Materialien wie etwa Fotos, Zettel oder Objekte;
- ob der Prozess per Einzug stattfinden kann;
- sowie Forderungen hinsichtlich Bearbeitungsdauer, Schutz der Kartei, Versicherungswert und vorab zur Verfügung zu stellende Testscans.
Im Anschluss an die Vergabe des Auftrags ist die Kartei auf ihren Transport vorzubereiten. Bereits im Vorfeld sollte geregelt sein, ob die Karten dafür umgebettet werden oder ob der gesamte Apparat eine Umverpackung erhält, sowie ob Material und Arbeit selbst oder vom beauftragten Dienstleister erbracht werden.
3.2) Inhouse-Scans
Eine interne Digitalisierung kann Vorteile mit sich bringen – etwa den ununterbrochenen Zugriff auf die Kartei und geringere Kosten. Jedoch hängt diese Variante vom Vorhandensein spezieller Geräte sowie von geschulten Mitarbeitern ab.
Entscheidet man sich für dieses eigenständige Vorgehen, sollte angestrebt werden, dem Qualitätsniveau professioneller Anbieter möglichst nahe zu kommen. Kriterien sind etwa die Produktion gleichmäßiger Scans in Form des archivtauglichen Dateiformates TIFF sowie die systematische Benennung der Dateien.
4.) Verarbeitung der Digitalisate
4.1) Basale Varianten
Das Anfertigen von Scans ist der erste große Schritt auf dem Weg zu einer digitalen Kartei, erzeugt zunächst jedoch lediglich eine Folge von Bilddateien.
Strebt man an, möglichst wenig Aufwand in die Verarbeitung der so erzeugten digitalen Version zu investieren, bieten sich folgende einfache Verfahren an:
- das Sammeln der Bilddateien in digitalen Ordnern, deren Struktur jene der Kartei nachbilden oder
- die fortlaufende Aneinanderreihung der Bilder in einem pdf-Dokument, wobei eine niedrige Auflösung gewählt werden sollte, um keine zu große Datei zu erhalten. Diese Datei hätte zunächst jedoch weder eine digitale Gliederung noch eine textliche Suchfunktion. Abhilfe könnte eine Strukturierung des PDFs schaffen, wenn man es mit Gliederungselementen in Textform anreichert – etwa indem anstelle der Register Seiten eingefügt werden, auf welche man die jeweilige Benennung der Trennblätter überträgt. Ziel wäre eine Unterteilung des Dokuments in leicht zu durchscrollende Kompartimente.
4.2) Fortgeschrittene Digitalisierung
Fortgeschrittene Digitalisierung erfordert eine über diese Optionen hinausgehende Verarbeitung der Digitalisate und deren Verknüpfung mit Metadaten. Der größte Teil dieser Daten ist zwar auf den Karteikarten enthalten, zunächst jedoch nicht in maschinenlesbarer Form. Um digital etwa nach Inventarnummern suchen zu können, müssen diese digital erfasst werden und den Scans zugeordnet sein. Das Erfassen geht entweder computergestützt mittels automatischer Texterkennung (englisch optical character recognition, kurz: OCR) oder durch Transkription, das heißt händisches Abtippen. In beiden Fällen werden nun die Informationen selbst digitalisiert.
Die Vorteile einer vollumfänglich digitalisierten Kartei sind vielfältig:
- das Anlegen von und Suchen nach synonymen Begriffen,
- eine Kategorien-übergreifende Suche, auch mittels Filter,
- digitale Anmerkungen und Verschlagwortung,
- das Nutzen unterschiedlicher Darstellungsmodi,
- reversible und nachvollziehbare Bearbeitung,
- das vereinfachte statistische Auswerten,
- die Verknüpfung mit Referenzdaten.
Um dies zu erreichen und die Inhalte auf Wunsch öffentlich zugänglich machen zu können, bedarf es einer Datenbank-Software. Dort können die Scans mit den nach OCR oder Transkription vorliegenden Metadaten zusammengeführt werden. Entsprechende Anwendungen zur digitalen Präsentation, die Suchmasken und konfigurierbare Informationsfelder bereitstellen, gibt es zahlreich.
Sammlungen des BUA-Verbunds und in dessen Umfeld beraten wir gerne zu möglichen Optionen. Dazu gehört in passenden Fällen auch, ein maßgeschneidertes Tool zu programmieren. Aktuell sind wir dabei, ein entsprechendes Portfolio zu entwickeln. Bei Fragen und Interesse können Sie uns gerne kontaktieren: collections@berlin-university-alliance.de