Die Abguss-Sammlung Antiker Plastik der FU hat die Daten zu ihren Sammlungsobjekten in das Fachportal iDAI.objects (Arachne) des Deutschen Archäologischen Instituts eingepflegt. Damit sind sie für Forschende, Lehrende und die Öffentlichkeit auffindbar und fachgerecht kontextualisiert. In der Regel sind die Originale zu den Abgüssen ebenfalls in Arachne verzeichnet.
In dem mit der Abguss-Sammlung durchgeführten Pilotprojekt soll erkundet werden, wie Limitierungen, die sich aus dem Charakter eines Fachportals ergeben, durch eine komplementäre Datenbanklösung kompensiert werden können. Was ein Fachportal nicht leisten will und kann, ist beispielsweise das Verzeichnen von sammlungsinternen Standorten oder administrativen Informationen.
Die Sammlung ist intensiv in die Lehre des Archäologischen Instituts eingebunden. Der Sammlungsleiter Prof. Dr. Lorenz Winkler-Horaček führt regelmäßig Projektseminare durch, in denen Studierende Ausstellungen realisieren. Die in diesem Kontext erarbeiteten Daten können in Arachne ebenfalls nicht berücksichtigt werden.
In enger Absprache mit den Verantwortlichen aufseiten des Deutschen Archäologischen Instituts arbeitet das Digitale Netzwerk Sammlungen an einem Workflow, wie die in Arachne eingepflegten Daten (teil-)automatisiert abgezogen und in einem vom DNS bereitgestellten "Datenhotel" gespiegelt werden können. Im Datenhotel werden die Daten komplementär um die nur für die eigene Administration und Lehre relevanten Informationen ergänzt. Source of Truth bleibt dabei der Datenbestand in Arachne. Für notwendige Korrekturen und Ergänzungen wird es einen Workflow für die Rückübertragung der Daten in Arachne geben.