Die Abguss-Sammlung Antiker Plastik der FU hat die Daten zu ihren Sammlungsobjekten in das Fachportal iDAI.objects (Arachne) des Deutschen Archäologischen Instituts eingepflegt. Damit sind sie für Forschende, Lehrende und die Öffentlichkeit gut auffindbar und fachgerecht kontextualisiert. In der Regel sind die Originale zu den Abgüssen ebenfalls in Arachne verzeichnet.
In dem mit der Abguss-Sammlung durchgeführten Pilotprojekt soll erkundet werden, wie Limitierungen, die sich aus dem Charakter eines Fachportals ergeben, durch eine komplementäre Datenbanklösung kompensiert werden können. Was ein Fachportal nicht leisten will und kann, ist beispielsweise das Verzeichnen von sammlungsinternen Standorten oder administrativer Informationen.
Die Abguss-Sammlung Antiker Plastik ist insensiv in die Lehre des Archäologischen Instituts eingebunden. Regelmäßig werden in der Sammlung Projektseminare durchgeführt und mit Studierenden Ausstellungen realisiert. Die in diesem Kontext erarbeiteten Daten können in Arachne ebenfalls nicht berücksichtigt werden.
In enger Absprache mit den Verantworlichen im Deutschen Archäologischen Institut wird an einem Worklow gearbeitet, wie die in Arachne eingepflegten Daten (teil-)automatisiert abgezogen und in einem vom Digitalen Netzwerk Sammlungen bereitgestellten "Datenhotel" gespiegelt werden können. Im Datenhotel werden diese Daten komplementär um die nur für die eigene Administration und Lehre relevanten Informationen ergänzt. Source of Truth bleibt dabei prinzipiell der Datenbestand in Arachne. Für notwendige Korrekturen und Ergänzungen wird es einen Workflow für das Rückspielen in Arachne geben.